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書式名 |
内容・ポイント |
| 採用時 |
内定通知書 |
特に新卒者の場合は必要です。また、万が一内定の取り消しをすることも想定して、但し書きを加えるのも忘れずに。 |
| 不採用通知書 |
不採用者についても、書面にて合否を通知すると企業のイメージアップにつながります。 |
雇用契約書
（労働条件通知書） |
採用時に労働者に対し、労働条件を明示しなければなりません。特に賃金については書面にて明示する義務があります。 |
| 誓約書 |
在職中の服務規律や就業規則の遵守のほか、配置転換、出向などの人事異動の同意を得ておくと、異動時のトラブルの回避につながります。 |
| 身元保証書 |
身元保証人をたててもらうことで、会社の損害を回避できます。ただし、身元保証法により期間の定めがない場合は最長3年間（期間がある場合は5年間）です。 |
| 労働者名簿 |
会社は、各従業員について、作成することが義務づけられています。保管期限は退職後3年とされています。 |
| 入社時 |
辞令 |
採用後に給与額や勤務場所など契約内容に変更が生じた場合は、誤解のないように書面で通知することが必要です。 |
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通勤手当
支給申請書
（通勤経路図）
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入社時、住所変更した時などに提出させます。給与計算はもちろん、通勤災害等が起こった場合に必要です。 |
| 自動車通勤申請書（誓約書） |
自動車通勤の危険性を本人に自覚させることにより意識の向上と事故発生時のトラブル防止につながります。 |
| 勤怠管理 |
休暇届 |
年次有給休暇、特別休暇など従業員各人ごとの休暇取得状況を把握することができます。 |
| 休職届 |
休職理由などを本人より明確にさせることで、復帰や休職期間満了後の取扱についてのトラブル防止になります。 |
| 年次有給休暇台帳 |
年次有給休暇は毎年度発生します。また各人ごとに発生日数や取得日数が違うため管理が煩雑になります。 |
| 欠勤届 |
いつ、どんな理由で欠勤するのか、またやむを得ない理由で事前に連絡ができないときに事後の届出が必要です。 |
| 遅刻・早退・外出届 |
出社前後に発生する個人の行動・状況を適宜把握したり、給与計算を正確に行うために各種届出が必要です。 |
| 直行直帰届 |
出社または帰社の状況を事前に届出することにより、外部や社内との連絡がつきやすく業務が円滑に進みます。 |
| 育児・介護休業届 |
各休業を行う際に、開始・終了時期を明確にするためにも届出させ、確実に事務を進めます。 |
| 慶弔時 |
家族手当申請書 |
結婚・出産等で家族手当の支給対象者が変動した際に提出させることで、給与計算事務を円滑に行います。 |
| 慶弔事届 |
慶弔事が発生した際に支給する慶弔見舞金の支給を本人の届出に基づき行うことで、円滑に事務を進めます。 |
| 退職時 |
退職届 |
退職時に提出させることにより、退職理由や退職日が明確になり退職後に退職理由の相違などによるトラブル防止につながります。 |
| 退職時の誓約書 |
退職後の企業秘密の保持や競合する他社への就職または独立について、入社時の誓約を忘れないように、改めて確認することが必要です。 |
| 退職理由証明書 |
従業員から退職理由について、または解雇理由について証明を求められた場合に必要になります。 |
| 解雇通知書 |
書面にて通知することにより、解雇理由や解雇日・通知日が明確になります。 |
